Aplikasi Pengolahan Data Reservasi Hotel Hegarmanah

Nama : Novia Kemalasari [A2.1100134]
Kelas : TI-VI B
STMIK SUMEDANG

Deskripsi Studi Kasus

Hotel merupakan salah satu jenis akomodasi yang sangat dikenal oleh masyarakat disamping akomodasi komersil lainnya. Usaha pehotelan tentunya harus dapat memberikan pelayanan yang didukung oleh sarana dan fasilitas yang memadai, agar terciptanya kepuasan terhadap pelanggan. Sehingga usaha perhotelan benar-benar menjadi usaha yang mampu mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya.

Usaha perhotelan tidak terlepas dari pengolahan data reservasi dan pembayaran yang data-datanya harus diproses dengan baik, karena setiap harinya data akan berubah dan bertambah dengan jumlah data yang sangat banyak. Tetapi dalam prosesnya tidak semua hotel sudah menerapkan dan memanfaatkan komputer sebagai alat dalam pengolahan datanya.seperti dalam pengolahan data reservasi dan pembayarannya belum menggunakan sistem secara terkomputerisasi. Data reservasi dan pembayaran disimpan dan dicatat dalam sebuah buku, karena banyak pemilih hotel berskala kecil ke menengah merasa bahwa untuk ukuran hotel yang mereka miliki, sistem pengolahan data secara terkomputerisasi belum diperlukan.

Prosedur yang sedang berjalan

Tamu hotel melakukan reservasi kepada receptionist.
Kemudian petugas receptionist mengumpulkan informasi atau data tamu hotel atau orang yang memesan kamar.
Informasi yang telah diperoleh akan dimasukkan ke dalam formulir reservasi.
Sebelum menerima suatu permintaan reservasi kamar, petugas receptionist memeriksa data kamar yang tersedia.
Setelah memeriksa kamar yang sudah dipesan oleh tamu, petugas receptionist mempunyai dua opsi, yaitu menerima atau menolak pemesanan kamar itu. Jika kamar tersedia, permintaan pemesanan kamar akan diterima. Petugas reservasi kemudian melakukan proses pendataan reservasi menggunakan formulir reservasi. Sebaliknya, apabila kamar yang diinginkan tamu tidak tersedia, petugas perlu memberikan berbagai alternatif pilihan kepada calon tamu, seperti menawarkan kamar lain, masuk daftar tunggu, pindah kamar setelah satu hari kedatangan, ataupun menawarkan hotel lain yang sejenis.
Setelah itu tamu hotel dapat melakukan pra-pembayaran menggunakan kartu kredit atau secara tunai.
Untuk pembatalan reservasi, tamu hotel harus menghubungi hotel sebelum waktu yang ditentukan oleh hotel. Apabila terlambat melakukan pembatalan maka tamu hotel akan dikenai biaya pembatalan.
Pada saat check-out, tamu akan menyelesaikan sisa pembayaran sekaligus memberikan kunci kamar.
Receptionist akan memberikan laporan yang berisi daftar reservasi, dan pembayaran dari tamu hotel kepada manajemen hotel.

Entitas yang terlibat

Entitas Dalam : Petugas reservasi / Receptionist & Tamu Hotel
Entitas Luar : Manager hotel

Tabel input proses output

Diagram konteks

Dengan pembuatan suatu diagram konteks dari aplikasi, struktur pendekatan ini menggambarkan sistem secara garis besar yang kemudian akan dipecah menjadi bagian-bagian lebih rinci. Gambar berikut ini adalah konteks dari Aplikasi Pengolahan Data Reservasi Hotel Hegarmanah.

Pada proses level-0 terdiri dari beberapa proses yaitu proses reservasi, proses pembayaran kamar, dan proses pembuatan laporan. Pada level-0, proses-proses diatas dikelompokan menjadi 3 (tiga). Ke-tiga proses diatas dapat digambarkan sebagai berikut: