PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DIGITAL

A. Latar Belakang
Arsip dalan suatu instansi/perusahaan sangat penting untuk dipelihara dan dikelola. Karena arsip merupakan sumber data dan merupakan bukti dan rekaman yang sekaligus merupakan alat bantu untuk mengingat segala keperluan instansi/perusahaan baik untuk keperluan administrasi maupun pembuktian yang otentik dari data tersebut. Pengelolaan arsip yang kurang baik dalam suatu organisasi berdampak buruk terhadap kinerja lembaga tersebut. Kecepatan dan ketepatan mendapatkan informasi yang terdapat pada arsip akan berpengaruh dalam pengambilan keputusan.

Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Kabupaten Sumedang yang mengelola perizinan sangat erat kaitannya dengan administrasi kearsipan mengingat banyaknya dokumen-dokumen pemohon perizinan yang dimiliki.

Permasalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip yang sedang berjalan saat ini antara lain sulit dan lama dalam menemukan kembali arsip dan dokumen yang diperlukan. Selain itu sering terjadi kehilangan arsip atau dokumen dan ditemukannya arsip yang tercecer ataupun rusak.

Adapun upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut di atas pada era teknologi informasi sekarang ini adalah dengan membuatn sistem informasi kearsipan digital. Sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan keamanan, kecepatan dan keakuratan penyimpanan maupun penemuan kembali arsip.

B. Deskripsi

Sistem informasi kearsipan digital yaitu sistem yang berfungsi untuk mengelola penyimpanan arsip izin secara digital dan untuk mempermudah pencarian dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

Adapun aktor yang terlibat di dalam sistem tersebut, yaitu :

Admin, admin menjadi aktor dalam sistem dengan deskripsi kerja mengelola dan mengatur user dan lain-lain.
Operator, mempunyai deksripsi kerja melakukan penginputan arsip.
Pimpinan, mempunyai deskripsi kerja melihat laporan rekapitulasi izin.

Prosedur dalam sistem informasi kearsipan digital antara lain sebagai berikut :

Setiap aktor harus melakukan login untuk menggunakan sistem.
Di dalam sistem ini terdapat tiga area user yang berbeda yaitu Admin, Operator dan Pimpinan.
Di dalam Area Admin, user mampunyai hak akses untuk mengatur user dan hak ases user.
Di dalam Area Operator, user mempunyai hak akses untuk menginput arsip digital.
Di dalam Area Pimpinan, user mampunyai hak akses untuk melihat laporan rekapitulasi izin.

Berikut ini usecase diagram yang menggambarkan keterlibatan aktor-aktor terhadap sistem:

Usecase diagram

Dari usecase diagram diatas terdapat tiga aktor yang terlibat secara langsung dengan sistem. Ketiga aktor tersebut harus login terlebih dahulu untuk masuk kedalam sistem. Deskripsi kerja admin yaitu melakukan kelola user dengan menginputkan data user. Operator bertugas melakukan manajemen arsip yaitu menginputkan data arsip dan upload arsip yang telah di scan. Sebelum melakukan penginputan operator terlebih dahulu harus melakukan scanning dokumen izin. Setelah proses penginputan data, operator melakukan pemberkasan arsip yang telah di inputkan. Dan pimpinan hanya dapat melihat laporan rekapitulasi izin yang dapat dilihat berdasarkan laporan perbulan maupun pertahun.

Class Diagram

Pada gambar diatas terdapat struktur tampilan dalam sistem informasi kearsipan digital, dimana terdapat tampilan awal sistem beserta form login untuk hak ases aktor admin, operator dan pimpinan. Admin melakukan kelola user dengan menginputkan data-data yang ada pada atribut class user diatas dan isi class tersebut dapat dibuat, diedit dan dihapus. Operator melakukan proses penginputan dengan menginputkan atribut-atribut yang ada di class arsip, isi class tersebut dapat diinput, diedit, dihapus dan dicari. Pemberkasan juga dapat dibuat dan dilihat oleh operator. Pimpinan hanya dapat melihat laporan saja dan operator pun dapat melihat laporan juga selain proses penginputan arsip dan pemberkasan.

Sequence Diagram

Sequence diagram login aktor (contoh : admin)

Gambar diatas merupakan proses login aktor dalam hal ini saya contohkan yang menjadi aktor adalah admin. Pertama-tama admin harus memasukkan username dan password lalu username dan password tersebut akan di validasi dalam tabel user. jika username dan password benar maka akan tampil menu utama tetapi kalo salah akan muncul pesan kesalahan .

Sequence diagram admin menambah user

Dalam menambahkan user admin harus isi form user setelah menambahkan user data akan tersimpan dalam tabel user dan akan tampil pesan data user berhasil ditambahkan.

Sequence diagram admin mengedit user

Untuk mengedit data user pertama admin harus memilih user yang akan diedit lalu data user yang dipilih akan dicari dalam tabel user dan akan ditampilkan lalu admin melakukan perubahan data user. Data user yang telah diubah akan tersimpan kembai dalam tabel user dan akan tampil pesan data berhasil diedit.

Sequence diagram admin menghapus user

Untuk melakukan proses hapus user pertama admin harus memilih user yang akan dihapus lalu dalam tabel user data user yang dipilih akan terhapus dan setelah berhasil dihapus akan tampil pesan data berhasil dihapus.

Sequence diagram operator menambah arsip

Proses penambahan arsip yang dilakukan oleh operator pertama operator mengisi data dan memasukkan hasil scan dokumen lalu arsip tersebut ditambahkan kedalam tabel arsip dan muncul pesan data berhasil ditambahkan pada tampilan form arsip.

Sequence diagram operator mengedit arsip

Operator melakukan pengeditan arsip dengan alur pertama pilih arsip yang akan dihapus lalu arsip tersebut akan dicari dalam database ketika ditemukan arsip tersebut akan tampil. Operator melakukan perubahan data arsip tersebut setelah disimpan arsip yang semula telah disimpan dalam tabel user akan diubah berdasarkan perubahan yang telah dilakukan dan akan muncul pesan arsp berhasil diubah.

Sequence diagram operator menghapus arsip

Untuk menghapus arsip pertama operator memilih arsip yang akan dihapus lalu hapus. arsip tersebut akan dihapus dalam tabel user dan akan tampil pesan arsip berhasil dihapus.

Sequence diagram operator mencari arsip

Operator memasukkan nama pemohon dalam box pencarian lalu system akan mencari dalam tabel arsip ketika ditemukan arsip tersebut akan tampil di layar.

Sequence diagram operator melihat laporan

Operator dapat melihat laporan dengan memilih laporan berdasarkan skala waktu dalam hal ini ada dua yaitu pertahun dan perbulan. Sesudah dipilih, dalam tabel arsip akan difilter dan diambil arsip berdasarkan bulan dan tahun lalu form laporan yang dipilih tampil.

Sequence diagram operator menambah pemberkasan

Dalam gambar diatas bisa dilihat pertama operator memilih pemberkasan sesuai alpabet lalu mencentang arsip yang awalan nama pemohonnya berdasarkan huruf yang dipilih sesudah itu dalam tabel arsip akan dipilih nama-nama yang dicentang tadi lalu pemberkasan dibuat dan ditambahkan dan muncul pesan pemberkasan berhasil ditambahkan.

Sequence diagram operator melihat berkas

hasil pemberkasan yang telah dilakukan dapat dilihat dengan alur seperti diatas, pertama pilih berkas berdasarkan alpabet sesudah dipilih akan dicari dalam database sesudah ditemukan berkas tersebut akan ditampilkan.

Sequence diagram pimpinan melihat laporan

Pimpinan memilih laporan berdasarkan skala waktu dalam hal ini ada dua yaitu pertahun dan perbulan. Sesudah dipilih, dalam tabel arsip akan difilter dan diambil arsip berdasarkan bulan dan tahun lalu form laporan yang dipilih tampil.

Activity Diagram

Activity diagram login user

Dalam proses login user dapat dilihat pada diagram activity diatas pertama memasukkan username dan password lalu sistem akan melakukan request kedalam database. Lalu validasi dilakukan apabila username dan password salah maka harus memasukkan lagi username dan password tetapi apabila benar sistem akan memvalidasi login dan masuk ke menu utama.

Activity diagram tambah user

Activity tambah user yaitu pertama admin memilih menu kelola user lalu dalam sistem request tersebut akan dieksekusi dalam database lalu sistem menampilkan menu kelola user lalu admin melakukan penambahan user ketika data user akan disimpan apabila kita memilih batal maka akan kembali ke menu kelola user tetapi apabila ok data user disimpan dalam database.

Activity edit user

Proses edit user pertama admin pilih menu kelola user, sistem melakukan request kemudiandi eksekusi dalam database, sistem menampilkan menu kelola user danpilih user yang akan diedit lalu sistem melakukan request dan kemudian dieksekusi dalam database. Sistem meanmpilkan data user tersebut admin melakukan perubahan data pada user tersebut lalu simpan data tersebut akan disimpan dalam database. Apabila proses edit dibatalkan maka akan kembali ke menu kelola user.

Activity diagram hapus user

Admin memilih menu kelola user, sistem akan melakukan request lalu dieksekusi dalam database kemudian sistem menampilkan menu kelola user admin memilih user yang akan dihapus sistem melakukan penghapusan dan data user dalam database dihapus. Apabila saat akan menghapus user dibatalkan maka sistem akan menampilkan kembali menu kelola user.

Activity diagram tambah arsip

Activity tambah arsip yaitu pertama operator memilih menu manajemen arsip lalu merequet ke dalam sistem dan dieksekusi dalam database lalu sistem menampilkan menu manajemen arsip. Operator melakukan penambahan arsip kemudian sistem menyimpan data arsip tersebut dan apabila kita memilih batal maka akan kembali ke menu manajemen arsip tetapi apabila ok data arsip disimpan dalam database.

Activity diagram edit arsip

Proses edit arsip pertama operator pilih menu manajemen arsip, request kedalam sistem kemudian di eksekusi dalam database, sistem menampilkan menu manajemen arsip dan pilih arsip yang akan diedit, request ke sistem lagi dan kemudian dieksekusi dalam database. Sistem meanmpilkan data arsip, operator melakukan perubahan data pada arsip, apabila proses edit dibatalkan maka akan kembali ke menu manajemen arsip dan apabila ok arsip disimpan dalam database.

Activity diagram hapus arsip

Operator memilih menu manajemen arsip, sistem akan melakukan request lalu dieksekusi dalam database kemudian sistem menampilkan menu manajemen arsip, operator memilih arsip yang akan dihapus sistem melakukan penghapusan dan data user dalam database dihapus. Apabila saat akan menghapus user dibatalkan maka sistem akan menampilkan kembali menu kelola user.

Activity diagram cari arsip

Operator memilih menu manajemen arsip, sistem akan melakukan request lalu dieksekusi dalam database kemudian sistem menampilkan menu manajemen arsip, operator mengisi nama pemohon pada box pencarian sistem merequest ke database. Dalam database dieksekusi, jika tidak ditemukan kembali ke menu manajemen arsip dan jika ditemukan sistem menampilkan arsip yang dicari.

Activity diagram lihat laporan

Operator memilih menu laporan rekapitulasi, sistem melakukan request lalu dieksekusi dalam database kemudian sistem menampilkan menu laporan, operator memilih laporan berdasarkan skala waktu yaitu pertahun atau perbulan. Sistem memproses laporan yang dipilih lalu dalam database arsip di filter berdasarkan skala waktu dan kemudian sistem menampilkan laporan tersebut.

Activity diagram pemberkasan

Proses pemberkasan arsip pertama operator pilih menu pemberkasan arsip, request kedalam sistem kemudian di eksekusi dalam database, sistem menampilkan menu pemberkasan arsip lalu operator memilih pemberkasan sesuai alpabet, request ke sistem lagi dan kemudian dieksekusi dalam database. Sistem meanmpilkan arsip, operator mencentang arsip yang mempunyai nama berdasarkan hurup yang dipilih, apabila pemberkasan arsip dibatalkan maka akan kembali ke menu pemberkasan arsip dan apabila ok pemberkasan disimpan dalam database.

Activity diagram lihat berkas

Operator memilih menu pemberkasan arsip, sistem melakukan request lalu dieksekusi dalam database kemudian sistem menampilkan menu pemberkasan arsip, operator memilih pemberkasan sesuai alpabet kemudian sistem melakukan request lagi lalu diekekusi dalam database dan kemudian sistem menampilkan data pemberkasan yang dipilih.

Activity diagram lihat laporan

Pimpinan memilih menu laporan rekapitulasi, sistem akan melakukan request lalu dieksekusi dalam database kemudian sistem menampilkan menu laporan, pimpinan memilih laporan berdasarkan skala waktu yaitu pertahun atau perbulan. Sistem memproses laporan yang dipilih lalu dalam database arsip di filter berdasarkan skala waktu dan kemudian sistem menampilkan laporan tersebut.

Statechart diagram

Berikut ini gambar statechart diagram area admin :