SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI PEMDA SUMEDANG

Oleh    :

Windi Erlina

A2.1100042

TI VI-A

Deskripsi

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah Arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan karena dengan adanya pengelolaan arsip secara baik dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih mudah dan lancer. Pada saat ini pengarsipan di kantor PEMDA kabupaten Sumedang masih dilakukan secara manual, sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat karena banyak kemungkinan terjadi kesalahan-kesalahan dalam proses penyajian laporan tersebut serta berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar intansi pemerintah maupun swasta. Maka dari itu, saya bermaksud membuat sebuah pengembangan pada sistem pengarsipan yang ada kedalam sistem informasi elektronik dengan tujuan proses pengarsipan sampai pada tahap pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat sesuai dengan prosedur yang telah ada.

Dalam sistem ini memiliki beberapa actor diantaranya:

1.    Petugas arsip, yang bertugas mengelola arsip
2. Intansi/perusahaan lain, berfungsi menerima maupun mengeluarkan surat.

3.   Pimpinan, yang bertugas menerima dan memeriksa semua laporan yang telah dibuat.

Perancangan Sistem

              1.Usecase Diagram

Usecase diagram merupakan gambaran dari fungsi fungsionalitas dari suatu sistem, sehingga user atau pengguna dapat memahami dan mengerti dari sistem yang akan dibangun.

Gambar Usecase Diagram

Penjelasan:

Dari Usecase diatas dapat dilihat aktor-aktor yang terlibat dengan sistem dan aktor-aktor yang tidak terlibat secara langsung dengan sistem namun mendukung dalam kinerja sistem.

2. Class Diagram

Class diagram merupakan suatu diagram yang memperlihatkan atau menampilkan struktur dari sebuah sistem, sistem tersebut akan menampilkan system class, atribut dan hubungan antara kelas ketika suatu sistem telah selesai membuat diagram. Berikut class diagramnya:

Gambar Class Diagram

Penjelasan:

Dari Diagram class diatas dapat dilihat hubungan dari masing-masing kelas dan kelas baru yang terlibat didalamnya. Pada kelas ini terdapat beberapa actor yang menghasilkan beberapa class pertama petugas arsip melakukan login  dan di dalam login tersebut terdapat username dan password untuk memasuki sistem sehingga petugas arsip dapat mengolah data dan membuat laporan.

3. Statechart Diagram

Statechart diagram digunakan untuk memodelkan behavior/methode (lifecycle) sebuah kelas atau object, Memperlihatkan urutan kejadian sesaat (state) yang dilalui sebuah object, transisi dari sebuah state ke state lainnya. Berikut adalah gambar Statechart Diagramnya:

a.       Statechart Olah Data Surat

Gambar Statechart Olah Data Surat

Penjelasan:

         Pada saat akan masuk ke dalam sistem hal pertama yang dilakukan yaitu login kemudian memasukkan username dan password. Apabila username dan password yang kita masukkan salah maka akan muncul pesan konfirmasi bahwa username dan password salah. Dan apabila username dan password benar maka akan muncul form menu utama lalu form surat dimana di dalam form surat tersebut terdapat data surat masuk dan data surat keluar.

b.      Statechart Laporan

Gambar Statechart Laporan

Penjelasan:

Pada saat akan masuk ke dalam sistem hal pertama yang dilakukan yaitu login kemudian memasukkan username dan password. Apabila username dan password yang kita masukkan salah maka akan muncul pesan konfirmasi bahwa username dan password salah. Dan apabila username dan password benar maka akan muncul form selanjutnya yaitu form menu utama lalu form laporan yang  terdiri dari laporan surat masuk dan laporan surat keluar yang disimpan dalam database.

c.       Statechart Pimpinan

Gambar Statechart Pimpinan

            Penjelasan:

Pertama Pimpinan menerima surat dari petugas arsip, kemudian pimpinan memeriksa surat , setelah diperiksa kemudian pimpinan menandatangani surat tersebut.

4. Activity Diagram

Diagram ini menjelaskan bagaimana aktifitas yang dilakukan dari para aktor yang terlibat dalam sistem yang berjalan. Berikut activity diagramnya : 

a.       Aktivity Login Petugas Arsip

Gambar Activity Login Petugas arsip

Penjelasan:

Pertama Petugas Arsip melakukan login kemudian memasukkan username dan password. Kemudian sistem melekukan request, apabila username dan password yang kita masukkan salah maka akan muncul pesan konfirmasi bahwa username dan password salah. Dan apabila username dan password benar maka akan muncul form selanjutnya yaitu form menu utama.

b.      Activity Surat Masuk

Gambar Activity Surat Masuk

Penjelasan:

Pertama surat dari instansi/perusahaan lain diterima oleh petugas arsip, kemudian oleh petugas arsip surat masuk tersebut di scan lalu diserahkan kepada pimpinan dan selanjutnya diterima oleh pimpinan.

c.       Activity Surat Keluar
         

Gambar Activity Surat Keluar

Penjelasan:

Petugas arsip membuat konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk di periksa, kemudian di cek apabila terdapat kesalahan maka konsep surat tersebut harus diperbaiki kembali, kalau benar surat tersebut akan di tandatangani oleh pimpinan dan diserahkan lagi kepada petugas arsip, lalu surat tersebut di scan setelah itu akan menghasilkan surat keluar

d.      Activity Laporan (Surat Masuk & Surat Keluar)
                Gambar Activity Laporan (Surat Masuk & Surat Keluar)

Penjelasan:

            Pertama petugas arsip memilih menu laporan, kemudian sistem me-request, setelah itu melakukan eksekusi lalu muncul menu laporan. Kemudian petugas arsip menginput data surat masuk dan data surat keluar. Setelah itu data laporan disimpan di dalam database.

           5. Sequence Diagram

Sequence diagram (diagram urutan) adalah suatu diagram yang memperlihatkan atau menampilkan interaksi-interaksi antar objek di dalam sistem yang disusun pada sebuah urutan atau rangkaian waktu. Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai sebuah respon dari suatu kejadian/even untuk menghasilkan output tertentu.

Berikut merupakan sequence diagram yang dibuat antara lain:

a.       Sequence Login Petugas Arsip

Gambar Sequence Login Petugas Arsip

Penjelasan:

Pelanggan melakukan login dengan mengisi username dan password pada form login kemudian data user melakukan validasi user apakah username dan password yang di masukkan salah atau benar. lalu setelah itu menampilkan menu utama dan menu utamapun ditampilkan.

b.      Sequence Surat Masuk

Gambar Sequence Surat Masuk

Penjelasan:

Petugas arsip menginput data surat masuk pada form surat masuk kemudian sistem memproses data surat masuk lalu data surat masukpun disimpan.

c.       Sequence Surat Keluar

Gambar Sequence Surat Keluar

Penjelasan:

Petugas arsip menginput data surat keluar pada form surat keluar kemudian sistem memproses data surat keluar lalu data surat keluarpun disimpan.